Come diventare segretario amministrativo? Quando parliamo di segretario amministrativo, parliamo di una figura professionale da selezionare con cura. Colui che ricopre questo ruolo si occupa di una mansione importante, ed è proprio per questo che deve essere una persona qualificata, affidabile, precisa, e organizzata. Tali doti sono necessarie perché si occupa di coordinare le attività amministrative di un’organizzazione, di redigere relazioni o verbali registranti le delibere degli organi decisionali o le attività dell’organizzazione. Andando più nello specifico, di cosa si occupa il segretario amministrativo, e qual è il percorso di studi da intraprendere per puntare a ricoprire questo ruolo? Vediamo insieme quali sono le principali mansioni del segretario amministrativo, le skills richieste e tutti i dettagli che riguardano il suo lavoro.
Cosa fa il segretario amministrativo
Innanzitutto, il segretario amministrativo di un’azienda, a prescindere da quanto grande sia quest’ultima, si occupa della contabilità. Questo include la registrazione di documenti contabili, partita doppia e il calcolo della fiscalità differita. Dovrà essere attento alle registrazioni fiscali e contabili periodiche, accertandosi che sia tutto corretto, e correggendo gli eventuali errori; dovrà avere cura degli scadenziari; dovrà definire il piano dei conti, tenendo presente la logica generale, il bilancio d’esercizio; dovrà applicare delle regole di base della normativa civilistica per la tenuta della contabilità. Con questa serie di mansioni, è chiaro che la persona che ricopre questo ruolo non può improvvisarsi segretario amministrativo, ma deve avere, alle spalle, un bagaglio culturale che gli permette di muoversi in questo settore con facilità.
Ma, questi non sono gli unici compiti del segretario amministrativo. Infatti, un’altra delle mansioni che caratterizza la sua professione, è l’essere in grado di occuparsi di tutto ciò che concerne accoglienza, back office e primo contatto di un cliente con l’azienda. La prima impressione conta molto, e fare bella figura, ispirando serietà e fiducia, è decisamente un ottimo punto di inizio.
Per questo, il segretario amministrativo si occuperà della corrispondenza, della gestione delle agende e degli appuntamenti, nonché di fornire il giusto benvenuto a ospiti esterni all’impresa. Seguirà, passo dopo passo, tutto ciò che accade in azienda, incluse le riunioni, i luoghi di ritrovo, assicurandosi che tutto sia organizzato al meglio. È un perno all’interno dell’azienda stessa, perché tutti possono fare affidamento su di lui e l’immagine della società dipende anche dal corretto svolgimento del suo lavoro. La sua mansione principale, però, rimane l’amministrazione e la contabilità.
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Skills richieste
Escludendo, per un attimo, i titoli di studi necessari per ricoprire questa posizione, da tenere in considerazione sono anche i requisiti che riguardano la persona stessa, le doti caratteriali che la formano. Per essere un ottimo segretario amministrativo, devi avere abilità comunicative, sia scritte che orali, perché è importante non creare fraintendimenti con i clienti e con l’azienda stessa. Questa mansione ti porta ad essere sempre a contatto con il pubblico, ed è per questo che devi essere in grado di saper gestire coloro con cui ti interfacci.
Una delle caratteristiche principali, immancabile, è la capacità di organizzazione. Non puoi pretendere di prendere le redini di un’azienda, dal punto di vista della contabilità e dell’amministrazione, senza essere preciso, puntuale, in grado di pianificare e coordinare. Il tempo può essere il tuo peggior nemico, ma devi imparare a gestirlo, se vuoi lavorare in questo settore. Inoltre, poiché sei a contatto diretto con dati e numeri privati di un’azienda, sarebbe gradita una buona dose di riservatezza e discrezione.
Devi essere affidabile per la tua azienda, e per il cliente. Devi essere anche consapevole, però, che non sempre fila tutto liscio, ma in questo caso non devi andare nel panico, anzi, devi mostrare di essere in grado di reagire, di trovare subito una soluzione, un piano B. Il problem solving è una dote utile in molti settori, perché la rapidità nell’elaborare soluzioni è una qualità importante.
La formazione di un segretario amministrativo
Per diventare segretario amministrativo non c’è un percorso di studi unico da seguire, ma puoi optare tra diversi percorsi formativi. Ovviamente, non tutti gli indirizzi sono affini con questo lavoro, e c’è comunque un range tra cui scegliere e spaziare. Sarebbe opportuno prendere una Laurea in Economia o Economia Aziendale, Diritto per le imprese e le istituzioni, Scienze internazionali, dello sviluppo e della cooperazione, Scienze politiche e sociali, Scienze strategiche e della sicurezza.
Tutti questi esempi di percorsi di Lauree Triennali sono ottimali se il tuo intento è quello di diventare segretario amministrativo.
La proposta formativa Unicusano
Se stai pensando di diventare segretario amministrativo, il primo passo da fare è iscriverti ad un corso di laurea, propedeutico per apprendere tutte le competenze utili per crescere in questo settore. Se cerchi un corso di laurea adatto a te e che sia fruibile attraverso una modalità didattica pratica e innovativa, l’Università Niccolò Cusano è la scelta giusta per te.
Scegliendo Unicusano, potrai iscriverti ad un corso di laurea e seguire le lezioni da remoto, grazie alla metodologia telematica. Grazie a questo approccio, potrai connetterti ad una piattaforma telematica sempre attiva e guardare le videolezioni, scaricare il materiale didattico di supporto allo studio e interagire con docenti e colleghi di corso.
Riguardo le lauree, come dicevamo non esiste un solo modo per diventare segretario amministrativo. Sicuramente un corso di laurea di stampo economico può darti le competenze utili per intraprendere questa professione. A tal proposito, Unicusano ha all’attivo:
- Corso di Laurea in Economia aziendale e Management (L-18)
- Corso di Laurea Magistrale in Scienze economiche (LM-56) – curriculum Mercati globali e innovazione digitale
- Corso di Laurea Magistrale in Scienze economiche (LM-56) – curriculum Gestione e professioni d’impresa
Unicusano offre inoltre corsi di laurea in giurisprudenza, scienze politiche, scienze della comunicazione, ugualmente validi per lavorare nel contesto dell’amministrazione.
Gli sbocchi lavorativi
Sul web ci sono decine e decine di annunci, ogni giorno, in cui vengono richiesti segretari amministrativi qualificati. Non sarà, dunque, difficile trovare lavoro. L’importante è che tu abbia i requisiti adatti e tutte le carte in regola. I tuoi studi saranno un caposaldo per il tuo curriculum, e le tue doti personali saranno un plus non indifferente.
Più avrai qualifiche ed esperienze, e più acquisirai valore, lavorativamente parlando. Avere a che fare, continuamente, con clienti, aziende, società, richieste, problemi, non è facile, ma se sei in grado di fronteggiare tutto, senza perdere le staffe, allora potrai dirti essere un vero segretario amministrativo.
Riuscire a lavorare in sinergia con i colleghi d’ufficio è essenziale per una segretaria. Ascolta attentamente tutti i dettagli che ti vengono forniti e non dimostrarti mai superficiale e sbrigativo. In questo modo la tua carriera avrà molto da guadagnare.
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